اتوماسیون اداری

توضیحات اتوماسیون اداری

 حتما در چند سال اخير بارها واژه Paperless (بدون كاغذ) را از رسانه­ ها و همچنين افرادي كه سعي در حذف كاغذ از سيستم ­هاي اداري دارند شنيده ­ايد. در واقع با پيشرفت تكنولوژي و وجود در عصر ارتباطات بسيار بديهي است كه به سمتي پيش برويم كه تا حد ممكن مسائل اداري و شخصي را بدون وجود كاغذ انجام دهيم. از اين رو شركت بريد سامانه نوين، سازمان الكترونيك بريد را جهت حذف كاغذ در گردش مكاتبات و اسناد تعبيه نموده است.

همانطور كه براي دوستمان توسط Email نامه مي­ دهيم، موارد اداري را نيز به طريقي ديجيتالي به گردش درآوريم.

اگر براي خود يك صندوق پست الكترونيكي (Email) توسطYahoo  يا Hot Mail داشته و نامه الكترونيكي براي فردي ارسال كرده باشيد سازمان الكترونيك بريد برايتان بسيار آشنا و قابل لمس خواهد بود.

در ابتداي بحث بهتر اين است كه برخي مفاهيم را در راستاي مسئله معرفي نمايیم. به طور كلي دو راهكار كلان براي تغيير روال دستي در سازمان‌ها و هدايت آن‌ها در سيستم ­هاي رايانه ­اي موجود است:

 مكانيزاسيون : اين روال كه عمدتا به غلط به عنوان كلمه ­اي جايگزين براي اتوماسيون به كار برده مي­ شود، به طور عمده در منشا و ذات با اتوماسيون متفاوت است. مكانيزاسيون در يك سازمان بدين معني است كه يك روال انجام شده دستي در سازمان دقيقا با همان تعاريف و همان ساختار به روال ماشيني مبدل شود. در اين حالت تمامي محدوديت­ هاي روال دستي به همان شكل و تنها به صرف عادات پرسنل دخيل در ساختار عملياتي به راه­كار ماشيني انتقال داده مي ­شوند. در بسياري از موارد اين امر نه تنها فرايندهاي كاري سازمان را بهينه نمي­ كند بلكه به نحوي سازمان را در يك راه­كار غلط، درگير در ساختاري مي­ نمايد كه به سختي از لحاظ ماشيني قابل تغيير و جايگزيني مي­ باشد.

اتوماسيون: چنانچه از نام آن بر مي­ آيد به مجموعه­ اي از فعاليت­ ها و ساختارها اطلاق مي­ شود كه با هدف خودكار كردن روال­ هاي عملياتي در سازمان­ ها و حذف مراحل زائد دستي طراحي مي­ شود. در اين روال­ تا جایي كه ممكن است از تاثير فرايندهاي دستي و محدوديت­ هایي كه به ازاي روال­ هاي دستي در سيستم منظور مي­ شود جلوگيري مي­ شود و سعي مي ­شود تا با وارد كردن مفاهيم جديد و فراروندهاي تكنولوژيك از انجام كارهاي مستمر و خسته­ كننده جلوگيري شده و پرسنل سازمان نقش سازنده ­تري را در روال گردش عمليات و اسناد ايفا نمايند. با اين روش همواره سازمان پويایي خود را حفظ خواهد كرد و علاوه بر آن بهينه­ سازي عملياتي و ساختاري در نحوه عملكرد سازمان‌ها به وجود خواهد آمد كه تاثير مستقيمي بر روي هزينه و زمان صرف شده در سازمان­ ها و بنگاه­ هاي اقتصادي خواهد داشت.

سازمان الكترونيكي يكي از جديدترين و كليدي­ ترين دستاوردهاي عصر ديجيتال محسوب مي­ شود. اين دستاورد پايه­ اي­ ترين فعاليت­ هاي سازمان­ ها و بنگاه­ هاي اقتصادي را هدف قرار داده است و مي­ كوشد با بهينه­ سازي ساز و كارها و فعاليت­ هاي موجود، سازمان را به بالاترين سطح كارایي موجود برساند. اين كار به طراحان و تحليل‏ گران سيستم‏ ها و روش ‏ها، در سازمان اين امكان را مي‏ دهد تا بدون توجه به گستردگي و توزيع مكاني سازمان، تعداد نيروي انساني و حجم تراكنش‏ هاي آن سازمان، به برنامه‏ ريزي و طراحي و پياده‏ سازي محيط‏ هاي عملياتي در سازمان بپردازند. بنابراين اين سيستم، سازمان‏ ها را به صورت يك نهاد فعال‏ تر در عرصه ی تغيير در ساختار سازمان و بهينه‏ سازي روش‏ هاي سازماني هدايت خواهد كرد.

در اين سيستم شما مي ­توانيد يك پيام شخصي براي همكار يا دوستتان ارسال نماييد.

كليه امور اداري مربوط به خود را نيز مي­ توانيد از طريق كارپوشه انجام دهيد. به اين معني كه پيامي را كه دريافت مي­ كنيد مي­ تواند حاوي يك نامه بوده و يا فيش حقوقي شما را شامل گردد.

 

تاریخ به روزرسانی:
1397/07/09
تعداد بازدید:
182
آدرس :رشت ، میدان شهدای ذهاب، عمارت تاریخی شهرداری رشت، سازمان فناوری اطلاعات شهرداری رشت    کدپستی : 33683-41546 
تلفن :  33235053 - 013 نمابر: 33235053-013 پست الکترونیکی : Fava@rasht.ir 
کلیه حقوق این وب سایت متعلق به سازمان فناوری اطلاعات شهرداری کلان شهر رشت می باشد.
Powered by DorsaPortal